• Efficiënt ingerichte werkprocessen voor de T-Pion Consultants wat heeft geleden tot een hogere productiviteit.
  • Inzicht op openstaande vacatures, klanten en kandidaten. Dat allemaal binnen 1 centraal systeem.
  • Controle op werkzaamheden via een Power BI dashboard waardoor doelstellingen gesteld kunnen worden en worden nagestreefd.
Nafite - Case T-Pion - Excel vervangen, hoe?

Stel je voor, een detacheringsbureau zonder Applicant Tracking System (ATS), maar die via Excel bestandjes kandidatenlijsten bijhield. Daarnaast was er ook geen overzicht op welke medewerker welke taken uitvoerde. Alle werkzaamheden liepen door elkaar heen en werken in verschillende Excel bestanden maakte het niet overzichtelijker. Met dit probleem kwam T-Pion naar ons toe. Het was tijd om een ATS aan te schaffen en de werkzaamheden overzichtelijk te maken, maar hoe ga je een programma als Excel vervangen?

De uitdaging: Excel vervangen

Technisch personeel in oost Nederland, ofwel T-Pion, detacheert technische vakmensen binnen de werktuigbouw, installatietechniek, elektrotechniek en industriële automatisering. Met kantoren in Hengelo en Arnhem is T-Pion goed vertegenwoordigd in het oosten van ons land waar hun focus ligt op het juiste carrièrepad te creëren voor hun gedetacheerde werknemers. Door de groei die T-Pion heeft meegemaakt was de manier van werken niet meer toepasselijk. Zoals gezegd beschikte T-Pion niet over een systeem die hun kandidaten bijhield en de Excel bestanden werden te omvangrijk om goed overzicht te behouden. Om de T-Pion consultants efficiënter te kunnen laten werken en beter overzicht te hebben op hun werkzaamheden kwamen ze uit bij Nafite.

Om te realiseren hoe de bedrijfsprocessen van T-Pion efficiënter ingericht konden worden zijn we begonnen met Sprint 0. Dit doen we altijd bij Nafite om goed inzicht te krijgen in wie de applicatie gaat gebruiken, hoe de huidige processen lopen en wat de klantbehoeftes zijn. Vrij snel werd duidelijk hoe de processen verliepen bij T-Pion. Een nieuwe kandidaat werd gesourced, bijvoorbeeld via Indeed, de gegevens werden in een Excel bestand gezet en een cv werd opgeslagen in een map. Vervolgens werd een ander Excel bestand geopend om te zien of er een bijpassende vacature openstond. Alle veranderingen werden handmatig bijgehouden en niks was geautomatiseerd.

Nafite - Technische detachering - Excel vervangen, hoe?
Nafite - Ontwikkelingsproces teamwork - Excel vervangen, hoe?

Oplossing: Betty Blocks No-Code applicatie

Uit Sprint 0 werd duidelijk dat Nafite een ATS moest ontwikkelen die de Excel bestanden zou vervangen door ze digitaal in te richten en (deels) processen automatiseert. De applicatie zou in gebruik worden genomen door één specifieke groep; consultants van T-Pion. De applicatie moest daarom volledig naar hun wensen worden ingericht. Bijvoorbeeld door alle benodigdheden op een plek te hebben en in te kunnen zien wat collega’s doen. Ook hebben we bepaalde acties ingesteld om de werkzaamheden efficiënter te laten verlopen. Zoals het bijhouden van de AVG-datum en een melding geven op het moment dat persoonsgegevens verlopen zijn. Of met één druk een knop statussen updaten zodra een plaatsing gemaakt wordt.

Daarnaast moest de applicatie inzicht bieden aan de algemene manager, om overzicht te creëren op de verrichte werkzaamheden in een bepaalde periode. Hiervoor hebben we een dashboard gemaakt via een API-koppeling. Deze geeft bijvoorbeeld weer hoeveel belletjes er zijn gepleegd, hoeveel nieuwe kandidaten in het systeem zijn gekomen of hoeveel plaatsingen er gemaakt zijn. Ook kunnen er nu rapportages gemaakt worden om data te vergelijken met voorgaande periodes.

Het resultaat: een efficiënt ingerichte online werkplek met een verhoogde productiviteit

In vier sprints werd de applicatie ontwikkeld waarin tussentijds T-Pion werd meegenomen door de applicatie. Door T-Pion mee te nemen in het proces werd het juiste product opgeleverd. Na afronding van sprint vier was de applicatie klaar voor intern gebruik en kon er afscheid genomen worden van de Excel bestanden. Door alle gegevens te centraliseren kunnen de consultants van T-Pion sneller en gemakkelijker bij gegevens. Daarbij hoeven ze niet meer alle data handmatig in het systeem te zetten, bijvoorbeeld bij het uitlezen van een cv, hierdoor werken de consultant efficiënter. Door te werken met één centraal Betty Blocks systeem is er meer overzicht en wordt databeheer gemakkelijker, alle gegevens staan automatisch op de juiste plek en er ontbreekt niks. Als laatste is er ook een betere controle op wie wat uitvoert en kunnen doelstellingen en valkuilen worden gemeten met tastbare data. Dit is gerealiseerd via een API-koppeling met Power BI.

Uiteindelijk zijn bedrijfsprocessen efficiënter ingericht en hebben we het systeem voor T-Pion laten werken. Dat betaalt zich uit in een hogere productiviteit en klantvriendelijkheid.

Applicant Tracking Systems

Volgens het CBS stonden er in het laatste kwartaal van 2021 nog 106 vacatures tegenover elke 100 werklozen, in het eerste kwartaal van 2022 is dat opgelopen tot 133 per 100. Deze krappe arbeidsmarkt maakt de registratie van data en processen rondom je kandidaten en vacatures nog belangrijker. Als een nieuwe kandidaat zich aanbiedt moet je snel kunnen reageren, maar hoe richt je dit proces in? Ieder bedrijf heeft haar eigen werkprocessen en behoeftes. Vraag jezelf daarom constant af: leg ik de juiste informatie vast? Benut ik deze informatie op de juiste manier om de concurrentie voor te blijven? En belangrijker, hoe laat ik het systeem voor mij werken zodat ik eenvoudig en snel dit proces kan beheersen en meer succes kan boeken?

Binnen zo een systeem is het belangrijkste doel om zo vraagstukken vanuit de markt snel te kunnen vervullen met de juiste kandidaat. Hierom moet je de data die binnen jouw bedrijf beschikbaar is optimaal kunnen benutten. Je hebt misschien wel een Applicant tracking system (ATS) ter beschikking (of in ieder geval overwogen). Maar deze systemen sluiten vaak niet aan op de wensen van de gebruiker of er is niet nog helemaal geen systeem. Daarom geven we graag inzicht op hoe Nafite jouw bedrijfsprocessen kan optimaliseren of inrichten. We vertellen je er graag meer over in onze White paper.

Nafite - ATS White paper - Excel vervangen, hoe?

OUR STORIES
BE THE NEXT STORY.